В Следственном управлении по Удмуртской Республике запущен в промышленную эксплуатацию АИК «Надзор»

Следственное управление Следственного комитета Российской Федерации по Удмуртской Республике (далее – следственное управление) с декабря 2013 года ведет документооборот с помощью автоматизированного информационного комплекса «Надзор», разработанного ЭОС. В течение двух предновогодних недель система работала в тестовом режиме, а с начала января АИК «Надзор» функционирует в полном объеме на всех рабочих местах пользователей.

Следственное управление по Удмуртской Республике осуществляет полномочия в сфере уголовного судопроизводства и входит в систему следственных органов Следственного комитета Российской Федерации (далее – СК России). Данная структура существует в качестве самостоятельной уже три года, с момента вступления 15 января 2011 года в силу Федерального закона «О Следственном комитете Российской Федерации».

Руководством следственного управления, как и многих других территориальных подразделений СК России, принято решение о внедрении современной СЭД, позволяющей автоматизировать делопроизводство и учитывающей специфику деятельности следственных органов. Именно такой системой является АИК «Надзор», который успешно используется в деятельности Центрального аппарата СК России и многих следственных управлениях СК России по субъектам Российской Федерации.

До внедрения АИК «Надзор» в следственном управлении для регистрации документов использовалась другая документационная система, технические возможности которой не позволяли фиксировать передачу документов между подразделениями и конкретными исполнителями, производить связки документов и отслеживать на движение документов на любом этапе, обмениваться служебной корреспонденцией в электронном виде.

Проект в Удмуртии стартовал в конце ноября. Заказчик обозначил ряд ключевых задач, на решение которых должен был быть ориентирован АИК «Надзор»:

• увеличение скорости обработки документов;

• автоматизация контроля исполнения документов и сокращение времени на выполнение контрольных функций;

• автоматизация формирования реестров передачи документов;

• полный отказ от бумажных регистрационных журналов;

• упрощение аналитической работы в части подготовки итоговой отчетности по документообороту и анализа исполнения контрольных документов.

Специалисты внедряющей компании провели стандартный комплекс работ по развертыванию системы: обследование и анализ документооборота; установку приложения на сервер и рабочие места, настройку системы, обучение пользователей (групповое по возможностям системы и индивидуальное на рабочих местах). В ходе этого автоматизированы основные делопроизводственные операции: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, постановка документов на контроль, отслеживание и движение документов и их поиск.

Регистрация всех входящих документов и отправка исходящей корреспонденции в следственном управлении ведется централизованно сотрудником отдела по приему граждан и документационному обеспечению. Кроме сотрудников данного отдела, пользователями АИК «Надзор» стали все сотрудники, обеспечивающие делопроизводство в структурных подразделениях аппарата следственного управления.

Для удобства разграничения функций и доступа к конкретным операциям при внедрении АИК «Надзор» реализована «кабинетная» система – за каждым сотрудником, имеющим доступ к системе, закреплен кабинет, куда попадают документы, адресованные конкретному руководителю или в подразделение следственного управления.

В настоящее время система работает в следственном управлении в режиме опытно-промышленной эксплуатации. По возникающим вопросам пользователи получают необходимые консультации, осуществляется доработка печатных форм в соответствии с требованиями Заказчика (регистрационные и контрольные карточки, перечень зарегистрированных документов и т.д.) В перспективе Заказчик планирует подключить к единой системе документооборота все территориальные следственные подразделения.

Все работы по внедрению ведет ЗАО «Ронси» (г. Екатеринбург), партнер ЭОС.

О системе: АИК «Надзор» является специализированным решением, разработанным компанией «Электронные Офисные Системы» для органов прокуратуры и следствия. Продукт внедрен во всей системе органов прокуратуры Российской Федерации и во многих территориальных следственных управлениях СК России: по Алтайскому, Ставропольскому и Пермскому краям, Белгородской, Псковской областям, в Республиках Мордовия, Калмыкия и других. Общее количество рабочих мест АИК «Надзор», установленных в различных структурах, сегодня составляет около 11 тысяч.